・ビジネス文書の目的は用件を正確・明瞭・簡潔に伝えること。
・簡潔な文章を書く
・わかりやすい文章を書く
・横書きが一般的
・見出しは文章の決め手
・5W2Hの7つの要素で正確な文章をつくる
(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのようにして、いくら)
WHEN(いつ)
・発信日、実施日、期限、期間、開催日時、曜日、決済日等
WHERE(どこで)
・場所、会場住所、集合場所、届け先、受渡場所等
必要で有れば地図など添付して交通の便や駐車場の有無等も記入。
WHO(誰が)
・発信者名、受信者名、対象者名、主催社名、招待者名等
文書の責任の所在、効果の対象者をはっきりさせる。
WHAT(何を)
・件名、なるべく具体的に相手にわかりやすく簡潔に表記する。
WHY(なぜ)
・目的、根拠、企画、方針等
発信者の意図、理由、根拠が受信者にわかりやすく書く。
HOW(どのようにして)
・状況の説明と方針。
文書作成の経緯を具体的に示して未来に向けての施策を示す
HOW MUCH(HOW MANY)(いくら)
・予算、見積り、経費、費用、注文量等
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